Textproben für Auftraggeber

3 Tipps für mehr Organisation als FreiberuflerIn

Du bist kürzlich in die Freiberuflichkeit gestartet oder möchtest dies bald tun? Dann habe ich 3 Tipps zur Organisation. Damit wirst du dich nicht verzetteln, behältst alle Termine stets im Blick, hast deine Arbeitsunterlagen immer zur Hand und machst einen guten Eindruck. Organisation ist zum Glück kein Hexenwerk. Mit diesen drei Tipps kannst du dich in deiner Arbeitswelt und auch privat besser organisieren.

 

1. Führe einen Planer

Nicht ohne Grund heißt es „Organisation ist das halbe Leben“. Möglicherweise gibt es Überflieger, die alle Termine im Kopf haben, nichts vergessen und immer pünktlich sind. Aber der Reality-Check sieht etwas anders aus. Der großen Mehrheit der Menschen ergeht es nicht so. Aus diesem Grund ist ein Planer dein bester Freund.

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Warum du dringend einen Planer brauchst

Vielleicht hast du dir bisher immer alle Termine in das Smartphone eingetragen. Sehr lobenswert, wenn du damit zurechtkommst. Dennoch solltest du dir einen Planer zulegen und beides führen. Das doppelte Eintragen erfordert zwar etwas mehr Arbeit, aber hilft dir beim Verinnerlichen der Termine. In das Smartphone können zum Beispiel die wichtigsten geschäftlichen Daten rein und in den Planer schreibst du alles. Termine, Familienessen, Veranstaltungen und selbst To-Do oder Einkaufslisten. Wenn du deinen Planer aufschlägst, solltest du die komplette Woche im Blick haben und problemlos deine Termine und Aufgaben organisieren können.

 

Welche Planer gibt es

  • klassischer Kalender
  • Filofax
  • Bullet Journal
  • weitere Kalender

Ein klassischer Kalender ist oft ein einfacher Buchkalender, den man fast überall zu kaufen bekommt. Vorteile: Er ist praktisch und handlich. Nachteile: Er ist oft nicht signifikant und hat möglicherweise Seiten und Inhalte, die für dich nicht relevant sind.

Ein Filofax ist heutzutage nicht zwingend von der Marke Filofax. Auch ähnlich aussehende Kalender werden so bezeichnet. Im Grunde kaufst du dir ein Ringbuch und bestückst es mit Kalenderseiten deiner Wahl. Vorteil: Am Jahresende muss nur der Kalenderteil erneuert werden, Seiten für Kontakte, Notizen, Telefonnummern und mehr kann abgeheftet bleiben. Nachteil: Möchte man einen personalisierten Kalender oder Kalenderseiten von einem Designer ist es die Regel, dass diese selbst ausgedruckt und gelocht werden müssen.

Das Bullet Journal ist eine bemerkenswerte Möglichkeit die Kreativität zu entfesseln, indem man Seite für Seite selbst gestaltet. Vorteil: Absolute Freiheit im Design und einen großen Schub an Kreativität. Nachteil: Fordert viel Zeit.

Es gibt außerdem weitere Kalender, wie beispielsweise die Reisetagebuchmethode bei der mehrere Heftchen mit einem Stück Band zusammengehalten werden. Probiere dich gerne mal mit allem aus. Womöglich dauert es eine Weile bis du die ideale Variante für dich gefunden hast.

 

Wie du deinen Planer am besten führst

Im Anschluss möchte ich gleich ein paar Tipps mitgeben, die es dir erleichtern deinen Kalender zu führen.

Sei konsequent mit deinem Planer. Schreibe Termine immer sofort auf, wenn sie ausgemacht wurden. Wenn Termine noch keine festen Zeiten haben oder generell nicht feststehen, schreibe sie auf ein Post-It, aber klebe dieses bereits in deinen Planer in die entsprechende Woche oder den Monat.

Arbeite mit einem Farbsystem. Dies erleichtert dir den Überblick und sorgt für Struktur. Zum Beispiel kannst du eine Farbe für alle geschäftlichen Termine nutzen, eine für private Termine, eine für Deadlines … so viele wie du eben brauchst. Aber passe auf, dass du dich nicht in einem Regenbogen verlierst. Besser du hast nur zwei bis vier ausgewählte Farben, die du kennst, anstatt zwölf unterschiedliche von denen du die Bedeutung nicht weißt.

Nimm deinen Planer immer mit. Es ist erstaunlich, in welchen Situationen man seinen Planer manchmal zur Hand haben muss und so geht nichts in den Gedanken verloren.

 

 

2. Investiere Zeit in deine Büroorganisation

Ob du nun im Home-Office arbeitest oder dir ein Büro mit anderen teilst, spielt keine Rolle. Doch es ist überaus wichtig, in der Freiberuflichkeit organisiert zu bleiben. Nimm dir etwas Zeit, um deinen Arbeitsplatz einmalig zu organisieren und beherzige dabei die folgenden Tipps:

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Befreie deinen Schreibtisch und belebe die Kreativität

Ein Schreibtisch mit allerlei Gegenständen, mögen sie auch noch so nützlich sein, hemmen dich in deiner Kreativität und Produktivität. Ein sauberer, freier Arbeitsplatz mit lediglich den nötigsten Utensilien wirkt wahre Wunder. Die Standard Aufstellung:

  • Notebook / Monitor & Maus, Tastatur
  • Telefon
  • kleiner Notizblock & Stiftehalter
  • (Ablagekästen)

Mehr braucht man nicht. Alle weiteren Utensilien dürfen getrost in der Schublade oder der Schranktür am Schreibtisch verschwinden und bei Bedarf hervorgebracht werden. So bleibst du befreit und es gibt weniger Ablenkungen, die deine Aufmerksamkeit bei der Arbeit erhaschen könnten.

Tipp: Zahlreiche Menschen haben gerne viele, viele Post-Its auf ihrem Schreibtisch und am Rand des Monitors kleben, um aktuelle Aufgaben, Termine, Notizen und Kleinigkeiten im Blick zu haben. Mach das nicht! Das Zettelchaos kann nicht nur erdrückend werden, sondern mit der Zeit gewöhnen sich deine Augen an all die Zettel und nehmen sie nicht mehr wahr. Es bringt langzeitig nichts! Nutze dafür besser deinen Planer.

 

Organisiere deine Unterlagen

Egal ob du mit Ordnern und einer Ablage arbeitest oder vorzugsweise alles digital auf deinem Rechner speicherst, es ist wichtig, dass du dir ein System für deine Unterlagen überlegst und dabei bleibst. Definiere dir Oberbegriffe und halte dich mit den Unterkategorien oder Unterordnern sparsam.

Außerdem ist es wichtig, alles immer gleich korrekt abzuspeichern oder abzulegen. Nimm dir diese Zeit, um nicht ein bis zwei Stunden in der Woche damit zu verbringen all die Dateien oder Blätter neu ordnen und einsortieren zu müssen, die schon längst am richtigen Ort sein könnten.

 

 

3. Beschäftige dich mit Zeitmanagement

„Ich haben für (X) einfach keine Zeit“ – Doch, die hast du. Das Thema Zeitmanagement ist nichts Neues und wenn du dich immer noch mit dieser Aussage herausredest, dann wird es spätestens jetzt höchste Zeit, sich damit genauer zu befassen. Die Zeit ist nämlich da, du nutzt sie nur anders.

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Werde dir deiner Zeit bewusst

Ein Tag hat 24 Stunden. Daran ändert sich nichts. Die Menschen, die enorm viel an einem Tag erledigen, sind keine Wunderkinder oder Zeitreisende. Sie kennen ihre Zeit und wissen damit umzugehen.

Wie viel Zeit brauchst du zum Beantworten deiner E-Mails? Welche Zeitspanne verbringst du mit dem Marketing für dein Business? Wie lange liest du geteilte Artikel auf Social Media, bevor du dich um deinen eigenen Content kümmerst? Ein wichtiger Schritt in der Freiberuflichkeit ist die Dauer der Tagesaufgaben zu kennen und richtig einzusetzen. Anstatt jede E-Mail gleich bei Eingang zu lesen, könntest du zwei bis drei Mal am Tag eine Zeit festlegen, an denen du deinen Posteingang kontrollierst und E-Mails sofort bearbeitest. So macht es Sinn und lässt sich besser mit deinen anderen Aufgaben koordinieren.

 

Analysiere deine Zeit

Um deine Zeitfresser zu erkennen und zu bändigen, ist es ratsam eine Zeitanalyse vorzunehmen. Notiere dir eine Woche lang, was du täglich tust und wie lange. Am Ende der Woche kannst du eine Auswertung schreiben und sehen, was sich an deiner Zeiteinteilung verbessern lässt. Für Arbeitszeiten ebenso wie privat. Anhand der Auswertung kannst du feststellen, was dir am meisten Zeit raubt und bist in der Lage dir eine bessere Lösung zu überlegen. Scheue dich nicht davor die Aufgaben in deinem Tagesplan zu verschieben. Vielleicht arbeitest du produktiver, wenn du deine E-Mail nach der Mittagspause das erste Mal abarbeitest oder wenn du dein Marketing auf den Morgen verlegst.

Es wird eine Weile dauern, bis du deinen optimalen Tagesplan gefunden hast und deine Zeit besser nutzen kannst. Aber es wird sich für dein Business lohnen.

 

 

Mit einem Planer, einem ordentlichen Schreibtisch und einem Zeitplan bleibst du in deiner Freiberuflichkeit organisiert. Funktionieren diese Tipps für dich? Hast du andere Erfahrungen gemacht? Teile dich mir gerne in den Kommentaren mit!